digitalización documental

Beneficios de la digitalización documental

Debido al incremento de la cantidad de datos e información y la necesidad de que ésta sea compartida constantemente y, especialmente, obtenga la seguridad necesaria, es esencial gestionarla de manera adecuada.

Para ello y para poder organizarla y filtrarla, la digitalización documental es la mejor solución. Además, este proceso ayuda a tomar decisiones y analizar la información.

La digitalización consiste en convertir los documentos físicos a formato digital, integrándolos dentro de un sistema donde éstos son totalmente accesibles. Así, y gracias a este sistema de gestión documental, los procesos son más automáticos, eficientes y fáciles, perfecto para ser más rentable y competente.

Los beneficios de la digitalización son múltiples, los cuales destacamos:

-Menos uso de papel, así como tintas, tóners, etc. Una empresa digitalizada es mucho más ecológica y eficiente.

-El almacenamiento dedicado a archivadores y carpetas disminuye, pudiendo utilizar ese espacio para otras tareas.

-Poder acceder a la información desde cualquier dispositivo de manera simultánea y pudiendo trabajar más cómodamente en cualquier ordenador.

-Los documentos se conservan en óptimas condiciones el tiempo necesario y se pueden compartir siempre que se desee.

-Garantía de la conservación de los documentos, ya que no se dañan con el paso del tiempo.

-La productividad se ve incrementada, debido a que los empleados no tienen que dedicar tiempo en archivar o buscar información. Además, no hay pérdidas de documentos.

-Seguridad en todo momento y los datos siempre están salvaguardados.

-Mejor atención al cliente final, porque éstos reciben la información muy rápida y sin esperas, aumentando su satisfacción.

-Ahorro en los procesos de copias, como fotocopiadoras, impresoras, etc.

-Tareas más simplificadas y más eficaces, mejorando el flujo de trabajo.

-Acceso a los documentos a través de cualquier dispositivo móvil, tablet u ordenador.

-Sólo tienen acceso las personas acreditadas para ello, aumentando la protección.

Si quiere que su empresa sea más segura y rentable, la digitalización documental es su aliado.

Las empresas de gestión y custodia documental cuidan y protegen su información y le asesoran de la mejor manera para que su empresa se vea beneficiada.

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