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gestión documental

Potenciar el trabajo colaborativo gracias a una buena gestión

El trabajo colaborativo se ha vuelto casi una necesidad en muchas empresas, ya que pueden disfrutar de sus grandes beneficios. Poder crear, gestionar, llevar a cabo muchas acciones y utilizar la información de mejor manera, es esencial y clave en el funcionamiento de muchos negocios.

Este tipo de trabajo se da cuando un conjunto de personas intervienen dando a conocer sus ideas y maneras de realizar un proyecto, con la finalidad de realizar una misma meta.

Para poder concebir de manera correcta el trabajo colaborativo, un buen control de la gestión documental es esencial. Tenga en cuenta que, no sólo se facilita el poder compartir todos los archivos e información, sino que, como consecuencia, se ahorra mucho tiempo y se incrementa la productividad.

Gracias a la gestión documental es posible que diferentes empleados de una misma corporación puedan trabajar al mismo momento desde diferentes equipos y compartirlo todo o decidir quién tendrá acceso.

Hoy en día trabajar de manera colaborativa es casi una necesidad, debido que facilita poder hacer muchas acciones de manera más eficiente y rápida, además que favorece el trabajo en equipo entre los colaboradores. La comunicación es básica dentro de una misma empresa y, gracias a las herramientas que ofrece la gestión documental, es posible.

Y es que existen muchas ventajas de la gestión de la información cuando se utiliza en el trabajo colaborativo.

Una de las más relevantes, es facilitar los procesos de búsqueda de archivos y poder recuperar documentos en cualquier momento; el incremento de la productividad es evidente, así como el aumento de espacio físico, ya que ese lugar donde se almacenaban decenas de archivadores, ahora está libre; organizar toda la información es una realidad, donde nunca se extraviarán ni se perderán archivos; la mejora de la gestión del tiempo de los empleados y no destinar tiempo en buscar papeles o la reducción del estrés entre los miembros del trabajo colaborativo, también es evidente, ya que su trabajo será más ameno y productivo y fortalece la unión entre diferentes departamentos de un mismo negocio.

Como ve, el trabajo colaborativo es muy positivo dentro de una misma empresa y, con el soporte de la gestión documental, es posible.

Confíe en las empresas de gestión y custodia documental y su negocio podrá disfrutar de todos sus beneficios.

gestión documental

La importancia del orden documental en una empresa

El orden siempre es esencial, y todavía más en una empresa. Y cuando hablamos de documentación y archivos, es incluso una necesidad.

Además, a medida que un negocio crece, sus papeles también, acumulándose en decenas de archivadores que ocupan espacio y horas de almacenaje. En este caso, la organización es básica para no perder nada y tener acceso rápidamente a cualquier información.

Por ello, la gestión documental es imprescindible, ya que pone al alcance de las corporaciones la mejor solución para que todo esté bajo control y pueda disponer del espacio físico para otras tareas.

Sus papeles ya no estarán esparcidos por toda la oficina, podrá disponer de ese lugar dedicado sólo a archivadores y, su productividad, sin duda, se verá muy beneficiada.

Si quiere que su empresa sea más eficiente y, a la vez, competitiva, la gestión documental se lo ofrece con creces.

Ésta utiliza diferentes técnicas y herramientas digitales para poder gestionar información y tenerla al alcance en cualquier momento, además de salvaguardarla debidamente el tiempo que se necesite, poder enviarla, compartirla, etc.

Gracias a la gestión y custodia de la información podrá encontrar sus documentos fácilmente, sin tener que dedicar horas laborales a buscarlos y no tendrá pérdidas o extravíos innecesarios. El orden, es este caso, lo proporcionan las empresas que se dedican a ello y hacen que la gestión documental sea su gran aliado.

Su eficiencia empresarial debe ser una prioridad, al igual que tener toda su información bajo control, especialmente la más sensible o confidencial.

Además, sus trabajadores, al no tener que dedicar horas en almacenar papeles físicos, podrán dedicar ese tiempo a otras acciones administrativas, comerciales, etc. De la misma manera, su imagen de marca mejorará, ya que su empresa será más rápida y ofrecerá a sus clientes una atención más eficiente, además de que podrá darles más seguridad y confianza. Este factor es imprescindible para que los usuarios confíen en usted y poder fidelizarlos.

Confíe en la gestión documental y tenga sus documentos bien organizados.

gestión documental

Proteja su información gracias a la gestión documental

Cada vez que empieza un nuevo año es bueno hacer balance y ver dónde se puede mejorar o realizar cambios. Muchas empresas aprovechan esas primeras semanas para averiguar si los procesos que llevan a cabo son los adecuados, si utilizan las herramientas idóneas, etc.

Si éste es su caso y quiere que su negocio sea más rentable, eficiente, rápido y seguro, la gestión documental es lo que necesita.

Seguro que, en su día a día, utiliza múltiples papeles, archivadores e incluso maneja información confidencial, tanto suya como de sus clientes. Es importante que ésta esté salvaguardada y no tengan acceso manos ajenas que podrían hacer un mal uso.

En el caso de que su empresa tuviera el soporte de una óptima gestión y custodia documental, toda su información estaría almacenada de manera protegida y totalmente disponible cuando la requiera.

Un sistema de gestión de documentos garantiza la guardia y custodia de éstos, así como su control. Su finalidad es la máxima organización y que los empleados de una empresa tengan acceso de manera sencilla.

Las funciones de este soporte organizativo son varias, las cuales destacamos poder acceder a los archivos de forma segura, minimizar las posibilidades de que algún documento pueda extraviarse, proveer soporte a múltiples usuarios/trabajadores y que éstos puedan realizar envíos de la manera más eficiente.

Contando con una óptima gestión documental, además de tener más espacio físico en su oficina, tener todos sus archivos bajo su control y no tener que preocuparse porque algo se extravíe, la seguridad será máxima. Tenga en cuenta que actualmente existen multitud de ciberataques y debe estar alerta.

A la vez, su negocio será más competente, ofreciendo un plus a sus clientes y proveedores y mejorando su imagen de marca.

Su empresa este año será más eficiente, rápida y segura gracias a la gestión documental. Cuente con ellos.

digitalización documental

Beneficios de la digitalización documental

Debido al incremento de la cantidad de datos e información y la necesidad de que ésta sea compartida constantemente y, especialmente, obtenga la seguridad necesaria, es esencial gestionarla de manera adecuada.

Para ello y para poder organizarla y filtrarla, la digitalización documental es la mejor solución. Además, este proceso ayuda a tomar decisiones y analizar la información.

La digitalización consiste en convertir los documentos físicos a formato digital, integrándolos dentro de un sistema donde éstos son totalmente accesibles. Así, y gracias a este sistema de gestión documental, los procesos son más automáticos, eficientes y fáciles, perfecto para ser más rentable y competente.

Los beneficios de la digitalización son múltiples, los cuales destacamos:

-Menos uso de papel, así como tintas, tóners, etc. Una empresa digitalizada es mucho más ecológica y eficiente.

-El almacenamiento dedicado a archivadores y carpetas disminuye, pudiendo utilizar ese espacio para otras tareas.

-Poder acceder a la información desde cualquier dispositivo de manera simultánea y pudiendo trabajar más cómodamente en cualquier ordenador.

-Los documentos se conservan en óptimas condiciones el tiempo necesario y se pueden compartir siempre que se desee.

-Garantía de la conservación de los documentos, ya que no se dañan con el paso del tiempo.

-La productividad se ve incrementada, debido a que los empleados no tienen que dedicar tiempo en archivar o buscar información. Además, no hay pérdidas de documentos.

-Seguridad en todo momento y los datos siempre están salvaguardados.

-Mejor atención al cliente final, porque éstos reciben la información muy rápida y sin esperas, aumentando su satisfacción.

-Ahorro en los procesos de copias, como fotocopiadoras, impresoras, etc.

-Tareas más simplificadas y más eficaces, mejorando el flujo de trabajo.

-Acceso a los documentos a través de cualquier dispositivo móvil, tablet u ordenador.

-Sólo tienen acceso las personas acreditadas para ello, aumentando la protección.

Si quiere que su empresa sea más segura y rentable, la digitalización documental es su aliado.

Las empresas de gestión y custodia documental cuidan y protegen su información y le asesoran de la mejor manera para que su empresa se vea beneficiada.

gestión documental

Más productividad gracias a la gestión documental

La gestión documental ofrece nuevas técnicas para administrar de manera más eficiente y ordenada sus documentos, reduciendo costes y tiempo de búsqueda de éstos.

Por ello, debido a que actualmente ser rentable y tener una empresa práctica y accesible son características esenciales para ser competente, es necesario contar con este servicio para estar a la altura de su sector.

Como consecuencia, aumentará su productividad significativamente, ya que la información podrá compartirse de manera más fácil entre ordenadores y con los clientes, y sus trabajadores no tendrán que destinar horas laborales en buscar y clasificar documentos. Asimismo, su envío se simplifica mucho, produciendo una mayor atención al cliente y su satisfacción.

Además, su oficina no parecerá un almacén lleno de carpetas con documentación, incluso de cajas. Igualmente, no tendrá que destinar un rincón específico para guardar documentos físicos, ya que la custodia documental se encarga y cuentan con espacios para ello, donde existe mayor seguridad y condiciones de temperatura óptimos con el objetico de salvaguardar la información confidencial durante años.

Sus documentos nunca más se perderán y tendrá acceso a ellos en un solo clic gracias a la digitalización y, por ello, su empresa también será más productiva. Cuando un documento se extravía, se suele destinar mucho tiempo en buscarlo o en hacer uno de nuevo, provocando malestar entre el trabajador y cliente, ya que el tiempo de respuesta se demora.

Además de la productividad, otras ventajas de la gestión documental son el ahorro de tiempo, la gran seguridad y la inmediatez en acceder a archivos, el ahorro en papel y tintas, etc.

Por lo tanto, si quiere que su negocio esté a la vanguardia, que sus clientes tengan una buena experiencia al contactar con usted, tener un buen rendimiento y que sus trabajadores estén satisfechos, cuente con un sistema de gestión documental.

Contacte con las diferentes empresas que le proporcionan este servicio, elija la que mejor se adapte a sus circunstancias y situación y su empresa se verá rápidamente beneficiada.

digitalización documental

Su negocio necesita una transformación digital

La evolución tecnológica es una realidad y ha provocado que muchas empresas hayan tenido que actualizarse a los nuevos tiempos y nuevos procesos de trabajo.

La transformación digital consiste en el desarrollo de los métodos de trabajo con el objetivo de poder adaptarse a las nuevas estrategias del mercado y poder ser más eficientes y competitivos, esencial hoy en día para estar a la altura de cualquier sector.

Gracias a estos nuevos procedimientos, podemos encontrar más automatización, menos costes y mejor comunicación. Además, incrementa la eficiencia de las organizaciones, contribuye al trabajo colaborativo y favorece la comunicación entre empleados, proporciona respuestas rápidas a clientes y mejora su experiencia, obteniendo los usuarios más confianza y credibilidad de la marca.

De esta manera, entre los muchos procesos de transformación digital, tenemos la digitalización documental.

Ésta implica pasar la documentación física a formato digital. Debido a la gran cantidad de información que deben guardar las empresas, la digitalización es, en muchos casos, una opción excelente.

Se puede realizar este proceso en prácticamente todos los documentos, como planos, mapas, diagramas, facturas, albaranes, pedidos, contratos, seguros, etc. así como cualquier documento en formato electrónico.

Las ventajas son muchísimas, y se notan desde el primer día de su implantación, como la obtención de mayor espacio en las oficinas, la facilidad de acceso a la información, poder enviar y recibir fácilmente documentos desde cualquier dispositivo, perfecta conservación de los documentos, gran adaptabilidad, aumento de la seguridad, poder realizar consultas simultaneas de la información entre los empleados, ahorro importante de costes, más productividad y, la empresa es más ecológica, debido a que disminuye muchísimo el uso de papel.

La digitalización documental es, por lo tanto, necesaria si quiere que su negocio se encuentre a la vanguardia y disfrutar de sus beneficios.

Póngase en contacto con las empresas de gestión y custodia documental y le asesorarán adecuadamente según su empresa y sus necesidades.

digitalización documental

¿Qué es la digitalización de documentos?

La tecnología cambia nuestra manera de trabajar y realizar actividades y la digitalización es una realidad en las empresas, creando nuevos hábitos en el entorno laboral.

La digitalización documental consiste en pasar la documentación física a formato digital, especialmente beneficioso para las empresas que almacenan gran cantidad de información, ocupando mucho espacio que podría dedicarse a otras tareas y siendo muy laborioso realizar consultas. Además, existen muchas probabilidades de que los documentos físicos se deterioren o se pierdan con el tiempo.

Tenga en cuenta que la digitalización ofrece ventaja competitiva, tan importante hoy en día, ya que toda la información es más accesible y de manera mucho más rápida. Además, este servicio hace que una empresa sea mucho más ordenada, eficiente y, por lo tanto, productiva.

Hay muchos otros beneficios de la digitalización documental, como el ahorro de tiempo de los empleados al buscar un archivo, compartirlo o enviarlo, evitar duplicidades o copias innecesarias de documentos, mantener un control de toda la información así como acceso a ella, facilidad de recuperación de datos en caso de incidencia fortuita o robo y, lo más importante, el ahorro importante de dinero, ya una empresa puede ser más eficiente y rentable, repercutiendo directamente en la atención al cliente y en su satisfacción.

Si cuenta con una empresa y cada día pasan por sus ordenadores decenas de documentos, le aconsejamos que tenga instaurado un servicio de digitalización documental. Piense que toda su información estará más segura, sin deterioros, siempre sabrá donde está y podrá acceder a ella cuando lo necesite desde cualquier equipo y ubicación y podrá compartirla fácilmente.

Además, sus oficinas estarán mejor aprovechadas en cuanto al espacio y sus trabajadores no tendrán que dedicar tiempo ni esfuerzo en archivar documentos.

Y un factor muy importante es el ecológico, ya que su empresa no utilizará tanto papel, tintas, tóner, etc. que no sólo tienen un coste económico para su negocio, sino un coste medioambiental.

Confíe en las empresas de digitalización documental y sea más competitivo y eficiente.

gestión documental

Motivos para contar con gestión documental en su empresa

Cada día las empresas cuentan con más información y deben gestionarla de manera eficiente y ordenada, para poder disponer de ella cuando la necesiten.

Además, en el mundo digital el cual nos movemos actualmente, exige menos papel y más inmediatez a la hora de realizar transacciones y movimientos de datos.

Por ello, es necesario tener una gestión documental adecuada y adaptada a cada empresa y situación.

Estos sistemas de custodia y gestión de información son una pieza esencial en el buen funcionamiento de un negocio y suponen ofrecer un mayor servicio a los clientes y trabajar de una manera más funcional y cómoda. La gestión de documentos asegura organización, almacenamiento eficiente, control de procesos y más productividad.

Por lo tanto, los motivos más relevantes para contar con un sistema documental son:

Más productividad: gracias a esta herramienta, no hay errores o pérdidas de información, ya que todo está bajo control. Además, no existen las duplicidades y los empleados saben en todo momento donde se encuentra cada documento, sin hacer trámites innecesarios.

Más accesibilidad: el acceso a la información es más rápido y localizable siempre. Además, es posible tener control de acceso, para tener más seguridad y protección.

Mejor imagen de marca: si una empresa funciona correctamente, su imagen de marca se verá favorecida y los usuarios obtendrán mayor confianza y credibilidad.
También ofrecerá una mejor atención al cliente, mucho más rápida, ya que se tiene acceso a todos los documentos al momento.

Más espacio: las oficinas y centros de trabajo gozan de mayor espacio para poder destinar a cualquier otra tarea, ya que no hay tanto almacenaje de documentos físicos.

Menos papel: como consecuencia, no se utilizan tantos papeles, algo muy positivo, ecológico y rentable a nivel económico.

Por lo tanto, cuente con los servicios de las empresas de gestión documental y dispondrá de su información cuando quiera con mayor seguridad.

digitalización documental

Consiga mejor imagen de marca con la digitalización documental

Tener una buena imagen de marca influye directamente en la percepción que tienen los usuarios de su empresa y, por lo tanto, en sus ventas.
Tenga en cuenta que una imagen puede impulsar o no en adquirir productos o servicios en una empresa, incluso visitar una web.

Hoy en día y con tanta competencia en el mercado, es necesario actualizarse y usar nuevas herramientas de trabajo.

Éstas no sólo ofrecerán a sus clientes una sensación de su negocio más moderna y actual, sino que facilitarán el trato con ellos y el trabajo diario, siendo más eficiente y rentable.

Por ello, debe confiar en la tecnología y, una de estas herramientas es la utilización de la digitalización documental, que consiste en pasar sus documentos físicos a digitales, ofreciendo grandes ventajas a los usuarios finales y a los trabajadores que tienen acceso a la información.

Además de mejorar la imagen de marca de su empresa, la digitalización documental ofrece otras ventajas:

Más espacio: su empresa contará con más espacio disponible para otras tareas o para otro tipo de almacenamiento.

Fácil acceso: sus documentos siempre estarán fácilmente accesibles, sin tener que desplazarse.

Conservación: no habrá más pérdidas de archivos, ya que todos estarán salvaguardados digitalmente. Además, los tendrá a un solo clic y siempre conservados.
Éstos se pueden enviar y editar de manera sencilla y consultar simultáneamente desde diferentes dispositivos.

Seguridad: podrá tener claves para los empleados que usted desee que tengan acceso a la información y, por lo tanto, su seguridad estará garantizada.

Menos papel: su empresa será más ecológica al no utilizar tanto papel y, como consecuencia, también tendrá un ahorro en este aspecto.

Por lo tanto, tenga en cuenta estos grandes beneficios e instaure en su empresa la digitalización documental. Además, piense que sus trabajadores no perderán tiempo en buscar papeles, almacenarlos, etc. siendo su negocio más productivo y competitivo.

custodia documental

¿Qué es la custodia documental?

La gestión y custodia documental es un servicio que muchas empresas solicitan debido a los grandes beneficios que ofrece, así como facilidades. Las tecnologías nos dan la oportunidad de trabajar de manera más eficiente y rentable, y debe aprovecharlo.

En cuanto a la custodia documental, consiste en la administración de los documentos, guardarlos correctamente y con vigilancia. Hoy en día es esencial guardar archivos digitalmente, para que la transmisión y envío de éstos sea más fácil, pero algunos se necesitan guardar de manera física, en un lugar perfectamente acondicionado y con una seguridad exhaustiva.

Por ello, las empresas de custodia se encargan que sus documentos estén salvaguardados y pueda consultarlos cuando quiera. Igualmente, se encargan de su inventario y de su eliminación cuando se requiera. Usted no sólo gana en espacio, sino también en tranquilidad, debido a que estará seguro de que su información sólo tiene acceso personal acreditado.

Como puede comprobar, existen muchas ventajas y, entre ellas, destacamos la rentabilidad de sus empleados, ya que no tendrán que dedicar horas de su jornada en buscar, clasificar o archivar documentos. Asimismo, no tendrán la responsabilidad de pérdida de archivos, ya que no se encontrarán físicamente en su oficina; la seguridad, debido a que las instalaciones donde se encuentren sus archivos estarán perfectamente acondicionadas para ello, protegidas y custodiadas; su información estará toda en un mismo recinto, sin tener que sufrir donde se encuentra cada papel, teniendo más confianza y dando más tranquilidad, a la vez, a sus clientes. Ello ofrece más comodidad y satisfacción, sabiendo que su empresa es más competente y puede ofrecer un plus en seguridad. Además, como hemos comentado, el ahorro de espacio es importantísimo y podrá dedicar ese almacén u oficina a otras tareas más rentables.

Confíe en las empresas de gestión y custodia documental y haga que su empresa sea más productiva y eficiente.

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