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La seguridad que ofrecen las empresas de custodia documental en Madrid

Debido a la gran cantidad de información, especialmente física, que acumulan muchos negocios, es necesario contar con una empresa de gestión documental.

Ésta se encargará de implantar una estrategia clara de gestión y custodia de archivos, según las características y necesidades de cada cliente.

Es imprescindible que la empresa elegida cumpla con todos los requisitos de seguridad y protección de datos, ya que así toda su información será completamente confidencial y estará a buen recaudo.

Las empresas de custodia documental en Madrid cumplen, no sólo con todos los aspectos legales relacionados con el sector, sino también con la profesionalidad necesaria.

Un aspecto importante que debe cumplir este tipo de empresas en cuanto a seguridad, es la referente a los procesos que permitirán poder acceder a sus documentos cuando lo necesite, además de la organización y la logística.

De esta manera, la empresa de gestión documental solicitada debe garantizarle inventarios eficientes y referenciados con códigos para que pueda saber en todo momento su ubicación, así como poder acceder a ellos en caso de necesitarlo.

También debe asegurarle que el lugar de almacenamiento de toda su información es seguro y tenga todos los procesos preparados. En cuanto a los archivos digitalizados, debe tener la confianza que la aplicación del proceso de encriptado es la correcta contra el posible ataque o robo virtual.

Debe tener la garantía de que la seguridad de sus archivos será la adecuada y que la empresa cuenta con sistemas de vigilancia física profesionales, tales como una segura extinción de incendios, vigilancia con conexión a central de alarmas, prevención de robos o acceso controlado del personal de la empresa de gestión documental.

Como puede comprobar, las empresas de custodia documental en Madrid cumplen con muchos requisitos indispensables para que toda su información obtenga la máxima seguridad. Pídales información, compare entre ellas, y elija la que le ofrezca más confianza y garantías para sus archivos.

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Ventajas de la custodia documental

Recurrir a los servicios de una empresa de gestión y custodia documental es una buena opción para que sus archivos estén salvaguardados de manera correcta y con la máxima seguridad.

Muchos negocios, además, deciden contratar la gestión de documentos por otras razones, como la falta de espacio, ya que la información en papel ocupa mucha capacidad y es necesario destinarlo a otras tareas más rentables y la administración de la información de una empresa, porque es una función que también requiere tiempo y un control exhaustivo que muchos empleados o gerentes no quieren hacer.

Contar con una empresa de custodia documental, por lo tanto, es una óptima solución que abarca desde la conversión y la digitalización de los archivos hasta la captura de la información digital.

Este servicio tiene múltiples ventajas y se las detallamos a continuación:

-Ahorro importante de costes debido a la no utilización de espacio para el almacenamiento, como hemos comentado, de documentación, así como ahorro en copias o duplicados.

-Más seguridad, ya que no hay pérdidas o incidencias relacionadas con la información empresarial.

-Organización y control de todos los archivos, sabiendo en cada momento los movimientos de éstos, tanto físico como online.

-Gran accesibilidad a todos los archivos, de una manera segura y ordenada.

-Máxima comodidad al hacer consultas sin pérdidas de tiempo innecesarias con expedientes perdidos.

-Los materiales no se deterioran y existe una gran facilidad de recuperación de datos, si se diera el caso.

-Aumento de la productividad de los empleados al no tener que destinar tiempo a esta tarea.

Confíe en las empresas de gestión y custodia documental, ya que obtendrá rápidamente grandes beneficios para su empresa.

No sólo ganará mucho más espacio y tendrá más seguridad, sino que sus documentos estarán en las mejores manos. Pueden ser un gran aliado para su empresa y, inmediatamente, su negocio será más competitivo.

 

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Cómo escoger entre las empresas de gestión documental en Barcelona

Hoy en día las empresas deben cuidar todos los detalles para poder ser rentables y eficaces. Uno de los aspectos a tener en cuenta es la gestión documental de sus archivos y administrar la información sensible del negocio.

Para poder tener la máxima seguridad, poder conservar documentos durante el tiempo necesario, así como eliminar los que ya no sean esenciales y guardar a largo plazo la información más importante, es imprescindible tener una empresa de custodia de documentos a su lado.

Ellos le asesorarán y le ofrecerán las herramientas actuales para poder tener un control y una organización de sus archivos.

Especialmente los sectores vinculados en el ámbito legal, consultorías o finanzas, es importante que cuenten con la ayuda de este tipo de empresas, debido a la gran cantidad de información y datos de sus clientes.

Para escoger entre las muchas empresas de gestión documental en Barcelona, existen diferentes claves que debe analizar para elegir correctamente:

-Es esencial tener constancia que la empresa por la cual está interesada es realmente especializada en este sector. Pídales información para poder tener garantías, ya que sus documentos estarán a su alcance. Además, es conveniente comparar entre diferentes empresas del sector documental para poder escoger bien. Una de las cuestiones que puede hacer que se decida es el grado de confidencialidad que tengan.

-Puede analizar las valoraciones de otros clientes de la empresa de gestión documental para poder hacer una valoración final.

-Es conveniente averiguar qué metodología utilizan para gestionar, conservar y eliminar documentos. Debe hacer hincapié en cómo destruyen archivos y su nivel de seguridad, así como de qué manera se hacen responsables si algún documento se extravía de manera incorrecta.

Como puede comprobar, debe elegir entre las empresas de gestión documental en Barcelona de manera correcta para que tenga las máximas garantías y obtenga confianza.

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¿En qué consiste la gestión documental?

Debido a la gran cantidad de información que actualmente generan las empresas, la gestión documental se está convirtiendo en una pieza esencial.

Además, algunos sistemas de almacenamiento han quedado obsoletos y otros tienen carencias incompatibles con el buen funcionamiento de algunos negocios.

Así, un óptimo sistema de gestión documental garantiza que la información esté organizada de manera eficiente, incrementando la productividad y rentabilidad.

Por lo tanto, la gestión de documentos comprende las normas técnicas y prácticas utilizadas para administrar archivos y documentos de toda tipología y establece aquellos que deben guardarse, eliminarse o conservarse. Todo ello, mediante una estrategia pensada en la economía empresarial, especialmente para los documentos que deben guardarse y conservarse a medio y largo plazo.

Durante todo el proceso de la gestión documental, se utilizan novedosos métodos para que el sistema sea más eficiente y cómodo, digitalizando y etiquetando correctamente cada documento.

Los sistemas de gestión documental tienen diferentes características y, algunas de ellas son, por ejemplo, tener un sistema de coordinación que tengan todas las personas con acceso a los documentos para que los cambios generados en éstos no interfieran entre ellos, activar versiones anteriores de los archivos antes de hacer modificaciones en caso de error o tener registros de auditoría que reflejen el trascurso de vida de un documento.

Todo ello ayuda a que toda la información susceptible de una empresa siempre esté más controlada y segura.

En todo caso, siempre es necesario contar con empresas de gestión documental eficaces, eficientes y profesionales, que le ofrezcan garantías para la conservación y el almacenamiento de su
información, además de eliminar la que ya no necesita.

Por lo tanto, si está interesado en contar con este servicio, debe analizar todas las posibilidades que le ofrezca el sector y escoger la empresa dirigida y enfocada a su ámbito empresarial con las características que más le convenzan.

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