Noticias de Custodia Documental

digitalización documental

¿Cómo funciona la digitalización documental?

La digitalización documental consiste en transformar la documentación física a formato digital.

Hoy en día la mayoría de empresas deben guardar mucha información y ésta debe tener siempre fácil acceso. Por ello, gracias a la digitalización, es posible tenerla al alcance en cualquier momento y desde cualquier dispositivo, además de que usted elige quién tiene acceso.

Es importante, también, que las empresas se modernicen y utilicen los avances tecnológicos para poder trabajar de manera más eficiente.

Es un instrumento imprescindible que ahorra espacio físico en las oficinas y ofrece más competitividad a las empresas, debido a que los documentos son accesibles y no se destina tiempo en su búsqueda. Además, la digitalización documental ofrece seguridad para sus documentos y los de sus clientes, especialmente la información sensible.

La mayoría de información puede ser digitalizada. Así, encontramos cualquier archivo en papel, planos, mapas, diagramas, facturas a proveedores, albaranes, pedidos, contratos, seguros, etc. En todos los casos se agilizan procesos y la manipulación de éstos resulta muy sencilla.

Con la digitalización documental su empresa puede tener muchos beneficios, además del ahorro de espacio, tiempo y más seguridad. Éstos son:

-Acceso desde móviles y tablets, pudiendo consultar, enviar o leer los documentos que necesite en cualquier momento.

-Es un método muy ecológico, ya que no se utilizan tantos papeles en la oficina.

-Ahorro importante en material como folios, tintas, impresoras o archivadores.

-Al no tener archivadores, no sólo no hay que destinar un espacio para ello, sino que no es necesario realizar mantenimientos físicos, como ordenar y organizar el almacén, por ejemplo.

-La información se mantiene en el tiempo, sin deteriorarse. Con la digitalización puede almacenar todos los archivos que desee, incluso los más antiguos.

Confíe en la digitalización documental en su empresa y su información estará a buen recaudo y siempre accesible. Es la mejor manera de ofrecer confianza y seguridad a sus clientes y ser más competente en su sector.

gestión documental

Gracias a la gestión documental su empresa será más ecológica

Actualmente cada vez más empresas deciden ser ecológicas, sumándose a la iniciativa de utilizar menos papel en su día a día.

Para reducir el impacto medioambiental y ser más ecológico, cuente con los servicios de las empresas de gestión documental.

Gracias a ellas y a la digitalización documental, las empresa mejoran su eficiencia y reducen costes, así como dedican menos espacio físico a papeles y archivadores.

Además, la gestión documental puede aportar otros beneficios, como la búsqueda fácil y eficaz de información en cualquier momento y desde cualquier dispositivo, tener los documentos accesibles a las personas que usted decida o saber cuándo y quién ha realizado modificaciones.

En cuanto al ahorro de papel, así como tintas de impresora, tóners, etc. su empresa se sumará al objetivo de tantas otras.

Y es que hay estudios que calculan que un empleado puede llegar a usar en un año 10.000 hojas de papel. Por ello, es imprescindible que su negocio evite esa cifra y la digitalización documental sea una realidad, usando soluciones que tiene a su alcance y que, también, harán que su empresa sea más eficiente y productiva. Podrá encontrar todos los documentos de manera fácil y rápida y sus empleados no tendrán que dedicar horas laborales en la búsqueda de documentación

Además, toda su información estará mucho más segura, incluso la más confidencial. En caso de robo o incendio en su oficina, todos sus archivos estarán a salvo. Y únicamente tendrán acceso a ellos, los empleados que usted seleccione.

Por lo tanto, si quiere que su empresa sea más eficiente y ecológica, además de mucho más funcional y práctica, cuente con una óptima gestión documental.

Recuerde que hoy en día todas las empresas deben tener presentes los aspectos medioambientales y, utilizando menos papel, es una buena manera de hacerlo.

Elija entre las empresas que le proporcionen más confianza, seguridad y fiabilidad y únase a la digitalización documental.

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Su empresa más competitiva gracias a la gestión documental en Barcelona

Ser competitivo hoy en día es esencial para ofrecer lo mejor a sus clientes y dar una excelente imagen corporativa. Para ello, es necesario estar al día en cuanto a las nuevas tecnologías y utilizar herramientas que facilitan la eficiencia y el trabajo diario.

Una de ellas es contar con el soporte de las empresas de gestión documental en Barcelona, ya que le aportarán seguridad y rentabilidad a su empresa, además de confianza y competitividad.

Gracias a la gestión documental obtendrá muchos beneficios, especialmente en cuanto al ahorro de tiempo y mejora de la productividad diaria. Además tendrá un mayor control de costos de procesos, obtendrá mayor espacio físico y más seguridad para sus datos y los de sus clientes.

El coste también de fotocopias y tintas o tóners disminuirán considerablemente. Su empresa será más ecológica porque utilizará menos papel.

Toda la documentación generada en un negocio estará más controlada y, en todo momento, podrá acceder a ella desde dispositivos electrónicos. Además, las empresas de gestión documental se encargan de eliminar los archivos completamente innecesarios de manera segura y eficaz.

Todas estas tareas serán desarrolladas por personal de la empresa de gestión documental, liberando este trabajo de sus empleados, pudiendo así destinar ese tiempo a su empleo. Su empresa, por lo tanto, será más productiva y eficiente.

La digitalización documental disminuye los errores debido a que todos los procesos no se realizan manualmente, incrementando también la ausencia de incidencias.

Contar con el soporte de una empresa de gestión documental, por lo tanto, le dotará de mayor competitividad en el mercado, ya que obtendrá un valor añadido que le ayudará, sin duda, a diferenciarse de otros negocios y dará un servicio mejor a sus clientes y proveedores.

Confíe en las empresas de gestión documental en Barcelona y su empresa tendrá ese plus tan necesario hoy en día para poder sobresalir en el mercado.

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Buscar archivos gracias a la digitalización documental en Valencia

Contar con el apoyo de una empresa de gestión y custodia documental es esencial para poder garantizar la seguridad de sus datos y los de sus clientes y, además, ahorrar en diferentes áreas de su negocio, especialmente en cuanto al espacio.

La digitalización documental forma parte de las tareas realizadas por estas empresas de gestión y es un proceso importante y necesario que aportará grandes beneficios a su negocio. Uno de los más importantes es agilizar las búsquedas de sus archivos así como consultarlos desde cualquier lugar, imprimirlos y enviarlos tantas veces sea necesario, de manera rápida y segura. Además, proporciona una rápida respuesta a sus clientes y facilita el trabajo a sus empleados, pudiendo destinar ese tiempo en otras tareas.

Gracias a la digitalización documental en Valencia podrá disfrutar de un buscador de documentos que le permitirá localizarlos siempre. Este buscador cuenta con muchas ventajas. Algunas son:

Ahorro de tiempo: este beneficio es esencial para cualquier empresa, ya que depende directamente de su rentabilidad. Encontrar cualquier documento fácilmente sin tener que abrir y cerrar carpetas, es muy cómodo.

Aplicación de filtros: para simplificar aún más sus búsquedas, la digitalización documental le permite aplicar filtros y facilitar el proceso.

Otros soportes: de la misma manera que el buscador puede encontrar sus archivos, puede hacer lo mismo en otros soportes de su ordenador, como en su agenda, en su email, etc.

Tenga en su empresa el soporte técnico de las empresas de digitalización documental en Valencia, ya que le asegurarán la conservación de toda su información, reducirán su espacio dedicado a documentos físicos, tendrá más seguridad y accesos restringidos a los archivos, podrá realizar consultas simultaneas en su empresa y facilitará el envío de documentos y sus consultas, así como su impresión.

Todo ello provocará, sin duda, que su empresa obtenga mejor reputación y mejor imagen de marca, ya que ofrecerá un óptimo servicio a sus clientes y brindará más seguridad para sus datos.

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Cómo son las instalaciones de las empresas de custodia documental en Madrid

La gestión documental es casi esencial en cualquier empresa que quiera tener sus documentos bien guardados a largo plazo.

Aún hoy en día los negocios tienden a acumular mucho papel, ocupando espacio necesario para realizar otras tareas.

Gracias a la gestión documental puede digitalizar toda esa información y tenerla tan sólo a un clic, organizada y manteniéndola a buen recaudo, sin traspapelarse.

En esta misma línea, encontramos la custodia documental en Madrid, que asegura un óptimo almacenamiento de archivos físicos, guardados de manera estructurada y localizados fácilmente. Es la manera más segura de conservar su información y la de sus clientes en unas instalaciones externas, perfectamente equipadas para ello.

Además, las empresas de custodia documental en Madrid se ocupan de ordenar todos sus documentos, clasificarlos y hacer inventarios periódicos, tan importantes para el buen funcionamiento de cualquier negocio.

Es un servicio perfecto para las empresas de asesorías, abogados, laboratorios, etc. donde deben acumular durante años expedientes físicos de sus clientes y, al tenerlo externamente, les supone ganar mucho espacio en sus despachos, además de la gran seguridad que obtienen.

Las instalaciones de las empresas de custodia documental en Madrid son la mejor solución al almacenaje de documentación, ya que cuentan con sistemas de alarmas profesionales con cámaras, son limpios y totalmente confidenciales, con controles de acceso del personal y con seguridad permanente.

Tenga en cuenta también que los lugares donde estará insertada su información están protegidos de la humedad y la suciedad, para que estén siempre en máximas condiciones.

Tener un sistema de gestión y custodia documental en su empresa es una de las mejores soluciones que puede tener para salvaguardar sus archivos. Y, cuando los necesite, sólo tiene que ponerse en contacto con la empresa, los localizará y se los entregará rápidamente.

Contar con este servicio, además, le dotará de mejor competitividad en el mercado y mejor imagen de marca.

gestión documental barcelona

Consecuencias de no tener una adecuada gestión documental en Barcelona

Una mala gestión documental en una empresa deteriora su eficiencia, su imagen corporativa e, incluso, puede ofrecer un mal servicio a sus clientes.

Hoy en día es imprescindible la organización y el almacenamiento correcto de toda la información, debido a la multitud de archivos y a la necesidad de ser más competitivo en el mercado, encontrando soluciones para optimizar el tiempo y los recursos.

Las empresas de gestión documental en Barcelona se esfuerzan en proteger los documentos de los negocios, así como integrarlos fácilmente para que su búsqueda sea simple y fácil.

Gracias a la tecnología, las empresas de gestión documental en Barcelona apuestan por las soluciones inteligentes para automatizar los procesos y su gestión.

Pero, si su empresa no cuenta con una óptima gestión documental, puede tener consecuencias negativas:

Menos productividad: sus empleados y usted perderán mucho tiempo en buscar información y almacenar archivos.

Duplicidad: sin una correcta gestión documental, su información puede hallarse duplicada en diferentes formatos o en distintas versiones, teniendo descontrol y falta de organización.

Consumo de papel: muchos documentos se guardan en papel y ocasionan un gran coste a la empresa, además de espacio. Cabe decir que la mayoría de éstos son fotocopias, totalmente innecesarios. Y no sólo se invierte en papel en las corporaciones, sino también en tinta de impresora, tóner, etc.

Nefasto servicio a sus clientes: su empresa debe contar con un servicio documental puesto que, si no es así, se retrasan los tiempos de atención al cliente o demoras de respuestas.

Menos seguridad: sin los sistemas de gestión documental, no estará debidamente protegido ni los documentos estarán a buen reacaudo.

Pérdida documental: sin una óptima organización y clasificación de sus archivos, pueden haber pérdidas de informaciones en una empresa.

Cuente con las empresas de gestión documental en Barcelona y tenga todo bajo control.

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Por qué es esencial contar con la custodia documental

Los archivos son esenciales para cualquier persona, especialmente si cuentan con material sensible, tipo económico. De esta manera, para todas las empresas, tener todo a buen recaudo es aún más necesario.

En este caso, no sólo se trata de la información de su negocio, sino que, a la vez, comprende la de sus clientes. Debe aportarles seguridad y confianza y, con la gestión documental puede hacerlo.

Además, tenerlo bien organizado y estructurado y poder acceder fácilmente cuando sea necesario, es imprescindible.

Gracias a las empresas de custodia documental es posible. Estas corporaciones desarrollan un sistema de almacenaje de todos los documentos, con el objetivo de obtener mayor rentabilidad del espacio físico, rentabilizar el trabajo de los empleados al no tener que dedicar tiempo en la búsqueda de archivos y salvaguardar perfectamente toda la información.

Implantando un sistema de custodia documental, tendrá muchos beneficios directos en su empresa. Algunos de ellos son:

-No tendrá pérdida de documentos, debido a que todos se hallan en un servidor y localización central.

-Como hemos comentado, la productividad aumentará. Sus trabajadores no destinarán tiempo laboral en la recuperación de archivos.

-Obtendrá permisos de acceso para según qué documentos, obteniendo más seguridad y pudiendo ver quién los consulta.

-Su información estará totalmente integrada en el sistema de gestión con todos los demás sistemas de su negocio.

-Podrá encontrar fácilmente los documentos que está buscando, ya que el sistema realiza búsquedas personalizadas.

-El ahorro es uno de los principales beneficios. La gestión documental está automatizada. Además, ahorrará en papel, tóners, así como archivadores, además de espacio físico.

Cuente con los servicios de las empresas de custodia documental y toda su información estará en las mejores manos. Éstas le aportarán muchas ventajas que repercutirán directamente en su negocio.

Obtenga confidencialidad, confianza, control y calidad y confíe sus datos y su organización en las empresas de gestión documental.

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Ahorrar gracias a la gestión documental en Barcelona

Hoy en día todos los negocios utilizan cantidad de información, en muchos formatos. Por ello, es necesario tener una organización y un almacenamiento adecuado para salvaguardarla y tener la máxima seguridad. Con las empresas de gestión documental en Barcelona es posible, ya que utilizan procedimientos sencillos pero vanguardistas para que todos sus archivos estén a buen recaudo.

Gracias a la gestión documental su empresa puede obtener grandes beneficios, especialmente derivados al ahorro de tiempo y dinero.
En cuanto al dinero está directamente relacionado con la productividad y el tiempo, no sólo el suyo, sino el de todos sus empleados, dando mayor respuesta y, a la vez, a sus clientes.
Otros beneficios relacionados con el ahorro son:

-Disminuir e incluso eliminar el espacio físico dedicado a guardar archivos. Al poder almacenar todo tipo de información en cualquier formato, los gestores documentales lo guardan digitalmente, ahorrando el espacio que antes ocupaban muchas hojas y todo tipo de información.

-Ahorro del tiempo dispuesto a buscar documentos. Gracias a la gestión documental, sus trabajadores y usted podrán encontrar sus archivos de manera fácil en el ordenador. Así, podrán desarrollar sus funciones diarias sin que la búsqueda de algún documento lo interfiera.
Por lo tanto, existe una reducción total del trabajo improductivo, ya que parte de la jornada laboral no está destinada a encontrar papeles o a cambiar formatos para poder enviarlos.

-El ahorro de dinero, como hemos comentado, es uno de los grandes beneficios, y no sólo en la productividad, sino también en cuanto a la compra de materiales de oficina, como folios, toners, sobres, carpetas, etc., que suponen un alto coste para las oficinas, así como también su almacenamiento.

-Sus documentos estarán más seguros y no tendrá que invertir en ellos en caso de siniestros, como inundaciones o incendios e incluso robos y ataques informáticos.

Si quiere que su empresa sea más productiva y pueda ahorrar, confíe en las empresas de gestión documental en Barcelona, ya que le ofrecerán todas las ventajas de este servicio, siendo su empresa más competitiva en su sector.

digitalización documental

Cuáles son las ventajas de la digitalización documental

Nos encontramos en un momento donde las empresas trabajan siempre con el ordenador y esta herramienta ayuda a agilizar procesos, ya que la información se envía y se recibe por correo electrónico.

Además, los negocios deben guardar copias de contratos, seguros, facturas, etc. Éstos habitualmente se guardan en papel, ocupando mucho espacio sin obtener seguridad de que esté a buen recaudo. Para buscar un documento en concreto, se administra un tiempo innecesario, incrementando la posibilidad de pérdida por el tiempo.

Contar con una digitalización documental, pues, es una gran opción que le aportará mayor productividad y seguridad para todos sus archivos.

De hecho, la digitalización documental es cuando se produce la conversión se formato papel a formato digital estructurado, quedando totalmente integrado en el sistema de información de la empresa.

Pasar toda su información a formato digital tiene muchas ventajas. Le mostramos las más destacadas:

-Facilitar el acceso a todos los documentos, así como su búsqueda cuando se requiera.

-Garantizar la conservación. Cabe la posibilidad de, si sólo tuviera un copia física y hubiera un incendio o un robo en su empresa, esos documentos estarían en peligro.

-Las imágenes en formato digital perduran en el tiempo y no se dañan.

-Compartir fácilmente los archivos deseados, así como imprimir, por correo electrónico, redes sociales, etc.

-La digitalización documental permite la modificación y convertir esos archivos en varios formatos.

-Visualizar la información de manera simultánea des de varios ordenadores, provocando más productividad.

-Seguridad total para toda su información. Además, puede usar claves de acceso y sólo proporcionárselo a según qué personas.

-Drástica reducción de espacio dedicado al almacenaje de documentación en papel.

-Poder consultar fácilmente cuando se desee un documento sin estar en la oficina o en el puesto de trabajo.

-Su empresa será ecológica, ayudando al medio ambiente a disminuir la contaminación.

-Automatización de las tareas, ya que no tiene que intervenir su personal.

-Aumento de la productividad, puesto que no se tendrá que destinar tiempo en la búsqueda de documentos físicos ni archivarlos.

Cuente con un sistema de digitalización documental en su empresa y podrá disfrutar de todos sus beneficios.

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¿Qué documentos pueden digitalizar las empresas de gestión documental en Madrid?

La mayoría de empresas almacenan gran cantidad de documentos que, como consecuencia, ocupan mucho espacio y es difícil de consultar.

Las empresas de gestión documental en Madrid le permiten mantener un orden y una organización de todos sus archivos gracias a la digitalización de los documentos. Así, su empresa será más eficiente, aumentará su funcionalidad y, a la vez, será más competitiva.

Aunque piense que el proceso de digitalización pueda ser largo o pesado, las empresas de custodia documental se encargan de todo, dándole la máxima seguridad y confianza para toda su información.

De esta manera, es posible realizar la digitalización documental de todos sus archivos, tales como contratos, seguros, nóminas, albaranes, pedidos, mapas, facturas, tickets, etc.

Las ventajas con múltiples, ya que obtendrá una mayor organización de todos sus movimientos, acceder y editar siempre que quiera toda la información y que todas las tareas administrativas se realicen más fácilmente.

Hay muchos motivos por los cuales puede decidir digitaliza sus documentos:

Seguridad: toda su información y la de sus clientes estará salvaguardada digitalmente, sin miedo a pérdida o robo. Además, tendrá una clave de acceso y sólo podrá verlo quién usted lo permita.

Acceso desde cualquier lugar: su información estará accesible incluso desde el móvil. Gracias a la digitalización no es necesario estar en la oficina para realizar consultas.

Sin papeles: debido a la gestión documental, su empresa será ecológica, ya que no utilizará tantos papeles.

Ahorro: especialmente en lo relacionado con las impresoras. Ya no utilizará tanto la tinta, folios, fotocopiadora, etc.

Rápido: compartir información entre compañeros o clientes es mucho más eficiente, rápido y seguro. Además, toda la información siempre estará en perfecto estado, ya no que se deteriorará por el tiempo.

Confíe en las empresas de gestión documental en Madrid y toda su información estará en las mejores manos.

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