Noticias de Custodia Documental

digitalización documental

Su negocio necesita una transformación digital

La evolución tecnológica es una realidad y ha provocado que muchas empresas hayan tenido que actualizarse a los nuevos tiempos y nuevos procesos de trabajo.

La transformación digital consiste en el desarrollo de los métodos de trabajo con el objetivo de poder adaptarse a las nuevas estrategias del mercado y poder ser más eficientes y competitivos, esencial hoy en día para estar a la altura de cualquier sector.

Gracias a estos nuevos procedimientos, podemos encontrar más automatización, menos costes y mejor comunicación. Además, incrementa la eficiencia de las organizaciones, contribuye al trabajo colaborativo y favorece la comunicación entre empleados, proporciona respuestas rápidas a clientes y mejora su experiencia, obteniendo los usuarios más confianza y credibilidad de la marca.

De esta manera, entre los muchos procesos de transformación digital, tenemos la digitalización documental.

Ésta implica pasar la documentación física a formato digital. Debido a la gran cantidad de información que deben guardar las empresas, la digitalización es, en muchos casos, una opción excelente.

Se puede realizar este proceso en prácticamente todos los documentos, como planos, mapas, diagramas, facturas, albaranes, pedidos, contratos, seguros, etc. así como cualquier documento en formato electrónico.

Las ventajas son muchísimas, y se notan desde el primer día de su implantación, como la obtención de mayor espacio en las oficinas, la facilidad de acceso a la información, poder enviar y recibir fácilmente documentos desde cualquier dispositivo, perfecta conservación de los documentos, gran adaptabilidad, aumento de la seguridad, poder realizar consultas simultaneas de la información entre los empleados, ahorro importante de costes, más productividad y, la empresa es más ecológica, debido a que disminuye muchísimo el uso de papel.

La digitalización documental es, por lo tanto, necesaria si quiere que su negocio se encuentre a la vanguardia y disfrutar de sus beneficios.

Póngase en contacto con las empresas de gestión y custodia documental y le asesorarán adecuadamente según su empresa y sus necesidades.

digitalización documental

¿Qué es la digitalización de documentos?

La tecnología cambia nuestra manera de trabajar y realizar actividades y la digitalización es una realidad en las empresas, creando nuevos hábitos en el entorno laboral.

La digitalización documental consiste en pasar la documentación física a formato digital, especialmente beneficioso para las empresas que almacenan gran cantidad de información, ocupando mucho espacio que podría dedicarse a otras tareas y siendo muy laborioso realizar consultas. Además, existen muchas probabilidades de que los documentos físicos se deterioren o se pierdan con el tiempo.

Tenga en cuenta que la digitalización ofrece ventaja competitiva, tan importante hoy en día, ya que toda la información es más accesible y de manera mucho más rápida. Además, este servicio hace que una empresa sea mucho más ordenada, eficiente y, por lo tanto, productiva.

Hay muchos otros beneficios de la digitalización documental, como el ahorro de tiempo de los empleados al buscar un archivo, compartirlo o enviarlo, evitar duplicidades o copias innecesarias de documentos, mantener un control de toda la información así como acceso a ella, facilidad de recuperación de datos en caso de incidencia fortuita o robo y, lo más importante, el ahorro importante de dinero, ya una empresa puede ser más eficiente y rentable, repercutiendo directamente en la atención al cliente y en su satisfacción.

Si cuenta con una empresa y cada día pasan por sus ordenadores decenas de documentos, le aconsejamos que tenga instaurado un servicio de digitalización documental. Piense que toda su información estará más segura, sin deterioros, siempre sabrá donde está y podrá acceder a ella cuando lo necesite desde cualquier equipo y ubicación y podrá compartirla fácilmente.

Además, sus oficinas estarán mejor aprovechadas en cuanto al espacio y sus trabajadores no tendrán que dedicar tiempo ni esfuerzo en archivar documentos.

Y un factor muy importante es el ecológico, ya que su empresa no utilizará tanto papel, tintas, tóner, etc. que no sólo tienen un coste económico para su negocio, sino un coste medioambiental.

Confíe en las empresas de digitalización documental y sea más competitivo y eficiente.

gestión documental

Motivos para contar con gestión documental en su empresa

Cada día las empresas cuentan con más información y deben gestionarla de manera eficiente y ordenada, para poder disponer de ella cuando la necesiten.

Además, en el mundo digital el cual nos movemos actualmente, exige menos papel y más inmediatez a la hora de realizar transacciones y movimientos de datos.

Por ello, es necesario tener una gestión documental adecuada y adaptada a cada empresa y situación.

Estos sistemas de custodia y gestión de información son una pieza esencial en el buen funcionamiento de un negocio y suponen ofrecer un mayor servicio a los clientes y trabajar de una manera más funcional y cómoda. La gestión de documentos asegura organización, almacenamiento eficiente, control de procesos y más productividad.

Por lo tanto, los motivos más relevantes para contar con un sistema documental son:

Más productividad: gracias a esta herramienta, no hay errores o pérdidas de información, ya que todo está bajo control. Además, no existen las duplicidades y los empleados saben en todo momento donde se encuentra cada documento, sin hacer trámites innecesarios.

Más accesibilidad: el acceso a la información es más rápido y localizable siempre. Además, es posible tener control de acceso, para tener más seguridad y protección.

Mejor imagen de marca: si una empresa funciona correctamente, su imagen de marca se verá favorecida y los usuarios obtendrán mayor confianza y credibilidad.
También ofrecerá una mejor atención al cliente, mucho más rápida, ya que se tiene acceso a todos los documentos al momento.

Más espacio: las oficinas y centros de trabajo gozan de mayor espacio para poder destinar a cualquier otra tarea, ya que no hay tanto almacenaje de documentos físicos.

Menos papel: como consecuencia, no se utilizan tantos papeles, algo muy positivo, ecológico y rentable a nivel económico.

Por lo tanto, cuente con los servicios de las empresas de gestión documental y dispondrá de su información cuando quiera con mayor seguridad.

digitalización documental

Consiga mejor imagen de marca con la digitalización documental

Tener una buena imagen de marca influye directamente en la percepción que tienen los usuarios de su empresa y, por lo tanto, en sus ventas.
Tenga en cuenta que una imagen puede impulsar o no en adquirir productos o servicios en una empresa, incluso visitar una web.

Hoy en día y con tanta competencia en el mercado, es necesario actualizarse y usar nuevas herramientas de trabajo.

Éstas no sólo ofrecerán a sus clientes una sensación de su negocio más moderna y actual, sino que facilitarán el trato con ellos y el trabajo diario, siendo más eficiente y rentable.

Por ello, debe confiar en la tecnología y, una de estas herramientas es la utilización de la digitalización documental, que consiste en pasar sus documentos físicos a digitales, ofreciendo grandes ventajas a los usuarios finales y a los trabajadores que tienen acceso a la información.

Además de mejorar la imagen de marca de su empresa, la digitalización documental ofrece otras ventajas:

Más espacio: su empresa contará con más espacio disponible para otras tareas o para otro tipo de almacenamiento.

Fácil acceso: sus documentos siempre estarán fácilmente accesibles, sin tener que desplazarse.

Conservación: no habrá más pérdidas de archivos, ya que todos estarán salvaguardados digitalmente. Además, los tendrá a un solo clic y siempre conservados.
Éstos se pueden enviar y editar de manera sencilla y consultar simultáneamente desde diferentes dispositivos.

Seguridad: podrá tener claves para los empleados que usted desee que tengan acceso a la información y, por lo tanto, su seguridad estará garantizada.

Menos papel: su empresa será más ecológica al no utilizar tanto papel y, como consecuencia, también tendrá un ahorro en este aspecto.

Por lo tanto, tenga en cuenta estos grandes beneficios e instaure en su empresa la digitalización documental. Además, piense que sus trabajadores no perderán tiempo en buscar papeles, almacenarlos, etc. siendo su negocio más productivo y competitivo.

custodia documental

¿Qué es la custodia documental?

La gestión y custodia documental es un servicio que muchas empresas solicitan debido a los grandes beneficios que ofrece, así como facilidades. Las tecnologías nos dan la oportunidad de trabajar de manera más eficiente y rentable, y debe aprovecharlo.

En cuanto a la custodia documental, consiste en la administración de los documentos, guardarlos correctamente y con vigilancia. Hoy en día es esencial guardar archivos digitalmente, para que la transmisión y envío de éstos sea más fácil, pero algunos se necesitan guardar de manera física, en un lugar perfectamente acondicionado y con una seguridad exhaustiva.

Por ello, las empresas de custodia se encargan que sus documentos estén salvaguardados y pueda consultarlos cuando quiera. Igualmente, se encargan de su inventario y de su eliminación cuando se requiera. Usted no sólo gana en espacio, sino también en tranquilidad, debido a que estará seguro de que su información sólo tiene acceso personal acreditado.

Como puede comprobar, existen muchas ventajas y, entre ellas, destacamos la rentabilidad de sus empleados, ya que no tendrán que dedicar horas de su jornada en buscar, clasificar o archivar documentos. Asimismo, no tendrán la responsabilidad de pérdida de archivos, ya que no se encontrarán físicamente en su oficina; la seguridad, debido a que las instalaciones donde se encuentren sus archivos estarán perfectamente acondicionadas para ello, protegidas y custodiadas; su información estará toda en un mismo recinto, sin tener que sufrir donde se encuentra cada papel, teniendo más confianza y dando más tranquilidad, a la vez, a sus clientes. Ello ofrece más comodidad y satisfacción, sabiendo que su empresa es más competente y puede ofrecer un plus en seguridad. Además, como hemos comentado, el ahorro de espacio es importantísimo y podrá dedicar ese almacén u oficina a otras tareas más rentables.

Confíe en las empresas de gestión y custodia documental y haga que su empresa sea más productiva y eficiente.

digitalización documental

Ofrezca lo mejor a sus clientes gracias a la digitalización documental

Para poder ser competitivo y ofrecer a sus clientes facilidades y una buena gestión, debe contar con una óptima organización empresarial. De esta manera, incluso su atención hacia ellos será más eficiente, rápida y positiva, dando una buena imagen de marca.

Para poder llevarlo a cabo, es necesario contar con la digitalización documental, que consiste en convertir sus documentos físicos en digitales, obteniendo una estructura y un orden de todos sus archivos.

Instaurando la digitalización documental en su empresa, puede favorecer todas sus tareas, actividades y la manera de desarrollarlas, ya que la automatización será una realidad y su negocio mucho más rentable.

Hay que tener en cuenta que muchas oficinas no cuentan con espacio suficiente para almacenar decenas de archivadores y que éstos se deterioran con el tiempo, además que pueden sufrir pérdidas.

Por lo tanto, gracias a este sistema de gestión, puede evitarlo y, además, sus clientes obtendrán confianza porque toda la información está a buen recaudo, organizada y pueden realizar trámites con su empresa de manera rápida.

La digitalización documental ofrece muchas ventajas, además de la perfecta conservación de la información y su almacenamiento. Algunas son la posibilidad de editar los documentos cuando sea requerido y archivarse en diferentes formatos; permitir o restringir el acceso según la persona autorizada, con el objetivo de tener más seguridad; realizar consultas desde diferentes dispositivos a la vez, y así rentabilizar el tiempo; acceder a los archivos en cualquier momento y lugar, siempre y cuando disponga de un ordenador, tablet o móvil; facilitar el envío de documentación y agilizar los procesos o disminución de la utilización de papel y otros elementos como tintas o tóners.

Con todas esas ventajas su negocio obtendrá mejor imagen de marca, más competitividad y estará actualizado a nivel tecnológico y sus clientes más confianza y seguridad.

gestión documental

Cómo repercute no tener una gestión documental adecuada

Es necesario cuidar todos los detalles de su empresa, para que sea más eficiente y productiva. Para ello, debe tener un sistema de gestión documental eficaz, elemento esencial que le ayudará en su día a día.

De hecho, tener una mala gestión de sus archivos es un lastre en cualquier negocio y debe simplificar procesos, hacerlos más fáciles y amenos tanto a usted como a sus empleados y, a la vez, tendrá repercusión positiva en sus clientes.

Algunas de las consecuencias directas de no tener implantado una óptima gestión documental son:

Tiempo: para poder buscar entre decenas de archivadores, se necesita tiempo y, hoy en día, las empresas es justo lo que no tienen. Su tiempo es muy valioso y no debe desperdiciarlo en encontrar papeles.
Además, entre los montones de información física, seguro que hay duplicados, aumentando el caos en la oficina y el espacio destinado al almacenamiento.

Eficiencia: transferir a un compañero de trabajo, a un proveedor o a un cliente un documento, es mucho más sencillo gracias a la gestión documental, donde lo tiene todo ya digitalizado y lo puede enviar al momento, sin buscarlo. Además, la información no sufre deterioro ni pérdida.

Inversión: las empresas que no cuentan con una gestión documental destinan mucho dinero en papel, tintas, tóner, etc. Para tener una empresa más eco es necesario contar con los servicios de gestión.

Seguridad: debe garantizar la seguridad de los archivos de su empresa y tenerlos custodiados correctamente. Además, gracias a los controles de las empresas de gestión documental, hay diferentes accesos según el personal. Todo ello sin temor a que existan extravíos físicos de información, ya que toda estará salvaguardada.

Por lo tanto, tener una mala o inexistente gestión documental puede repercutir en su negocio. Cuente con este servicio, ya que es parte del éxito de su empresa.

gestion documental

¿Es muy costoso tener un sistema de gestión documental?

Cuando se trata de las inversiones o los gastos en una empresa, es necesario poderlo observar de manera global, ya que existen costes que, en realidad, no lo son o, ofrecen tantas ventajas, que acaban siendo positivos.

Éste es el caso de la gestión documental, debido a que aporta tantos beneficios, que no se puede hablar de un gasto como tal.

La custodia y gestión documental ofrece más rentabilidad y eficiencia, flujos de trabajo automatizado, disponer de más espacio en sus oficinas, más seguridad, recuperación de datos cuando los necesite y mejor sistema de copias de seguridad, entre otros. Además, ni usted ni su personal perderán tiempo archivando manualmente, haciendo inventarios u ordenando documentos.

Las empresas del sector de gestión documental realizan presupuestos a medida según cada negocio y necesidad, personalizando su custodia y su almacenamiento. Así, su empresa necesitará mayor o menor espacio físico o en la nube, dependiendo de la cantidad de información y archivos que tenga.

También, el coste del sistema puede variar según el número de usuarios que van a hacer uso de éste.

Existe software que las empresas de gestión documental pueden instalar en sus ordenadores y proporcionar el soporte técnico que requiera.

Este servicio tan completo que hará que pueda encontrar sus documentos en cualquier momento y desde cualquier dispositivo, tener sus datos y los de sus clientes seguros, confidencialidad, no tener que destinar horas laborales en encontrar un hoja en concreto y ofrecer a sus usuarios una mayor atención rápida y eficaz, es imprescindible en su negocio y su coste será rápidamente amortizado.

Su empresa será más productiva y más competitiva gracias a la gestión documental.

Póngase en contacto con empresas del sector y recibirá información sobre su coste según sus características. Contrate a la que le ofrezca más confianza y seguridad, ya que sus documentos están en juego.

empresas gestión documental

Seguridad gracias a las empresas de gestión documental

La seguridad en su empresa es esencial, especialmente en cuanto se refiere a sus datos y a su información corporativa. Debe garantizar la integridad de éstos para evitar daños, pérdidas o robos, proteger sus archivos de filtraciones y poder acceder a ellos cuando y donde quiera.

Por lo tanto, necesita el soporte de las empresas de gestión documental, ya que, gracias a su ayuda, su seguridad será máxima.

Tenga en cuenta que hoy en día en las oficinas conviven multitud de ordenadores y otros dispositivos y que cada uno puede albergar diferente información, guardada de manera interna y sólo accesible desde ese equipo.

Para poder optimizar los recursos y el tiempo destinado en búsqueda y envío de documentación, la gestión documental es imprescindible.

De esta manera, todo podrá estar centralizado, con acceso a la información las personas autorizadas y no sólo tener un orden de trabajo más completo, sino ofrecer a sus clientes un servicio al cliente mejorado y eficiente.

Las ventajas de la gestión documental son varias, pero destacan la rapidez para buscar documentos, no destinar espacio a almacenar miles de archivos, evitar duplicidades y errores de versiones antiguas, sólo tener que imprimir lo imprescindible, siendo más ecológicos al no utilizar tanto papel y tener una gran seguridad y unos protocolos de protección de datos.

Además, no tendrá que sufrir si un archivo se borra accidentalmente, ya que contará con copias de seguridad, tan necesarias en caso de fallos en los equipos o robos en las oficinas.

Confíe en el soporte de las empresas de gestión documental y su empresa se verá beneficiada, repercutiendo positivamente en su día a día.

digitalización documental

La digitalización documental moderniza su empresa

La transformación digital es una realidad y ofrece herramientas a las empresas para poder optimizar sus recursos y ser más eficientes y rentables.

Hablamos de la digitalización documental, que consiste en pasar los archivos y la información de formato físico a digital.

Este cambio implica que su negocio sea más competente y más actual, dando un mejor servicio a sus clientes y teniendo acceso más fácilmente a todos sus documentos. Así, su empresa puede ser no sólo más moderna, si no también más inteligente.

De hecho, muchos negocios emergentes ya utilizan la digitalización documental y aprovechan las nuevas tecnologías. En cambio, las empresas más antiguas y, sin embargo, con más experiencia en el sector, deben intentar integrar estas herramientas tecnológicas que mejorarán, sin duda, su eficacia y su imagen de marca.

Además, gracias a la digitalización documental, no tendrá un uso indiscriminado del papel, y su oficina será más ecológica.

Por lo tanto, usando la digitalización documental obtendrá muchas ventajas. Además del uso correcto del papel, tendrá una accesibilidad y disponibilidad de toda su información, una protección y seguridad de sus documentos, mejorará el envío de archivos, contratos, etc. siendo las tareas administrativas mucho más sencillas, facilitará la búsqueda de documentos y aumentará la productividad, entre otros. Además sus empleados no tendrán que perder tiempo en archivar, buscar y guardar carpetas físicas ni almacenarlas.

Tenga en cuenta que casi todos los documentos se pueden digitalizar, tanto planos, mapas, facturas, pedidos, contratos, seguros, etc.

Haga que la digitalización documental sea una realidad en su empresa y, sin duda, podrá beneficiarse rápidamente de sus ventajas.

Si quiere que su negocio esté al día, póngase en contacto con las empresas de gestión y custodia documental. Éstas le darán la información y seguridad necesaria  para poder instaurar esta herramienta tecnológica y poder aprovecharla al máximo.

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