custodia documental

Por qué es esencial contar con la custodia documental

Los archivos son esenciales para cualquier persona, especialmente si cuentan con material sensible, tipo económico. De esta manera, para todas las empresas, tener todo a buen recaudo es aún más necesario.

En este caso, no sólo se trata de la información de su negocio, sino que, a la vez, comprende la de sus clientes. Debe aportarles seguridad y confianza y, con la gestión documental puede hacerlo.

Además, tenerlo bien organizado y estructurado y poder acceder fácilmente cuando sea necesario, es imprescindible.

Gracias a las empresas de custodia documental es posible. Estas corporaciones desarrollan un sistema de almacenaje de todos los documentos, con el objetivo de obtener mayor rentabilidad del espacio físico, rentabilizar el trabajo de los empleados al no tener que dedicar tiempo en la búsqueda de archivos y salvaguardar perfectamente toda la información.

Implantando un sistema de custodia documental, tendrá muchos beneficios directos en su empresa. Algunos de ellos son:

-No tendrá pérdida de documentos, debido a que todos se hallan en un servidor y localización central.

-Como hemos comentado, la productividad aumentará. Sus trabajadores no destinarán tiempo laboral en la recuperación de archivos.

-Obtendrá permisos de acceso para según qué documentos, obteniendo más seguridad y pudiendo ver quién los consulta.

-Su información estará totalmente integrada en el sistema de gestión con todos los demás sistemas de su negocio.

-Podrá encontrar fácilmente los documentos que está buscando, ya que el sistema realiza búsquedas personalizadas.

-El ahorro es uno de los principales beneficios. La gestión documental está automatizada. Además, ahorrará en papel, tóners, así como archivadores, además de espacio físico.

Cuente con los servicios de las empresas de custodia documental y toda su información estará en las mejores manos. Éstas le aportarán muchas ventajas que repercutirán directamente en su negocio.

Obtenga confidencialidad, confianza, control y calidad y confíe sus datos y su organización en las empresas de gestión documental.

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