custodia documental

Pasos para una óptima custodia documental

La custodia documental le ofrece tanto la consulta, el inventario y la conservación de todo tipo de documentos, estando los archivos perfectamente almacenados y con la máxima seguridad.

Existe mucha información que es necesario guardarla a medio y largo plazo y, gracias a las empresas de custodia documental, no es necesario destinar un espacio físico en la oficina. Asimismo, en caso de incendio o robo, los documentos están a salvo.

Además, una correcta custodia documental le ofrece un asesoramiento legal y jurídico para saber los plazos vigentes y las leyes, así como tener fácil acceso a la información cuando sea necesario.

Es una de las mejores maneras de optimizar los recursos, tanto físicos como humanos de una empresa, ya que el personal no tiene que dedicar tiempo en organizar documentos.

Por consiguiente, la productividad y la eficiencia aumentan, puesto que la información estará disponible rápidamente y no hay que buscar archivos entre montones de carpetas. En cuanto a la seguridad, además, los documentos siempre están localizables y no hay pérdidas.

En el proceso de una correcta custodia documental, existen diferentes pasos. Éstos son:

Transporte: es la recogida de todos los archivos. Éstos serán transportados con total seguridad y confidencialidad hasta la empresa de custodia documental.

Inventario: una vez realizada una clasificación y, con el objetivo de hacer una óptima gestión, se procede a la organización y almacenamiento de toda la información.

Control y consultas: los documentos sólo son accesibles para las personas indicadas en la empresa de custodia documental. Todo ello, para garantizar más seguridad. Si es preciso, es posible solicitar quién ha tenido contacto con la información y cuándo.

Tenga en cuenta que las instalaciones de estas empresas tienen controles exhaustivos y mucha seguridad, tanto mediante alarmas como con personal cualificado. Además, los almacenes tienen medidas de humedad y temperatura para que los documentos estén siempre en perfecto estado.

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