digitalización documental

Cuáles son las ventajas de la digitalización documental

Nos encontramos en un momento donde las empresas trabajan siempre con el ordenador y esta herramienta ayuda a agilizar procesos, ya que la información se envía y se recibe por correo electrónico.

Además, los negocios deben guardar copias de contratos, seguros, facturas, etc. Éstos habitualmente se guardan en papel, ocupando mucho espacio sin obtener seguridad de que esté a buen recaudo. Para buscar un documento en concreto, se administra un tiempo innecesario, incrementando la posibilidad de pérdida por el tiempo.

Contar con una digitalización documental, pues, es una gran opción que le aportará mayor productividad y seguridad para todos sus archivos.

De hecho, la digitalización documental es cuando se produce la conversión se formato papel a formato digital estructurado, quedando totalmente integrado en el sistema de información de la empresa.

Pasar toda su información a formato digital tiene muchas ventajas. Le mostramos las más destacadas:

-Facilitar el acceso a todos los documentos, así como su búsqueda cuando se requiera.

-Garantizar la conservación. Cabe la posibilidad de, si sólo tuviera un copia física y hubiera un incendio o un robo en su empresa, esos documentos estarían en peligro.

-Las imágenes en formato digital perduran en el tiempo y no se dañan.

-Compartir fácilmente los archivos deseados, así como imprimir, por correo electrónico, redes sociales, etc.

-La digitalización documental permite la modificación y convertir esos archivos en varios formatos.

-Visualizar la información de manera simultánea des de varios ordenadores, provocando más productividad.

-Seguridad total para toda su información. Además, puede usar claves de acceso y sólo proporcionárselo a según qué personas.

-Drástica reducción de espacio dedicado al almacenaje de documentación en papel.

-Poder consultar fácilmente cuando se desee un documento sin estar en la oficina o en el puesto de trabajo.

-Su empresa será ecológica, ayudando al medio ambiente a disminuir la contaminación.

-Automatización de las tareas, ya que no tiene que intervenir su personal.

-Aumento de la productividad, puesto que no se tendrá que destinar tiempo en la búsqueda de documentos físicos ni archivarlos.

Cuente con un sistema de digitalización documental en su empresa y podrá disfrutar de todos sus beneficios.

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